Il Garante per la protezione dei dati personali ha fissato le regole in base alle quali le pubbliche amministrazioni possono diffondere on line atti e documenti amministrativi contenenti dati personali senza ledere la riservatezza di cittadini e dipendenti e rispettare i principi stabiliti dalla normativa sulla privacy.
Le linee guida varate dal Garante definiscono infatti un primo quadro unitario di misure e accorgimenti che la P.a. deve adottare sia nel caso che la pubblicazione on line sia effettuata a fini di trasparenza dell'attività amministrativa, di pubblicità degli atti o di consultazione da parte di singoli soggetti.
Queste in sintesi le principali indicazioni contenute nelle Linee guida:
- Le amministrazioni pubbliche possono mettere in rete atti o documenti contenenti dati personali solo sulla base di una norma di legge e di regolamento che lo preveda e devono rispettare i principi di necessità, proporzionalità e pertinenza. Rimane fermo il generale divieto di diffondere dati sulla salute.
- La reperibilità dei documenti deve essere assicurata attraverso motori di ricerca interni al sito, limitando l'indicizzazione dei documenti da parte dei motori di ricerca esterni.
- I dati devono comunque rimanere disponibili soltanto per il tempo previsto dalle norme di settore. In mancanza di queste, le pubbliche amministrazioni devono individuare congrui limiti temporali oltre i quali i documenti devono essere rimossi.
- Contro i rischi di riproduzione e riutilizzo dei file contenenti dati personali, devono essere installati software e sistemi di alert che consentono di riconoscere e segnalare accessi anomali al fine di mettere in atto adeguate contromisure.
